https://doc.dovecot.org/configuration_manual/mail_location/M.../

См. LAYOUT=fs.

Это технически.
А организационно, не отстрелите себе ненароком ногу. По истечении времени, достаточно будет небольшой ротации кадров чтобы у вас там на сервере собрались горы мусора, который даже удалить как следует не получится, т.к. руководитель уже какие-то изменения внёс.
Я, в своё время, решал эту задачу выдавая руководителю под подпись оффлайновую копию почты, в связке с standalone Thunderbird, на флешке. А, собственно, почтовый ящик, отправлял в архив и нещадно тёр аккаунт.